دنیای الکترونیکی و بازنگری در رفتار سازمانی

اثرات سازمانهای الکترونیکی بر کارمندان
اثرات سازمانهای الکترونیکی بر کارمندان چیست؟ اگر شما اطلاعاتی را درباره کارکنان سازمانهای الکترونیکی می خواهید بهتر است که کتاب «بندگان شبکه» را مطالعه کنید(4). نویسندگان این کتاب خاطرنشان می کنند که اکثر میلیونها کارگر در سازمانهای الکترونیکی درحال بندگی در فروشگاههای طاقت فرسای الکترونیکی با ساعات کار طولانی و با فشارهای بالا و امنیت شغلی کم هستند.

 

سازمانهای الکترونیکی و مباحث رفتار سازمانی:
خوب اجازه دهید بر مسائل خاص متمرکز شویم. اینکه چطور سازمانهای الکترونیکی جدید بر مباحث رفتار سازمانی از قبیل رهبری، انگیزش و ارتباطات تاثیر می گذارند؟

 

رهبری الکترونیکی:
آیا رهبری در یک سازمان الکترونیکی متفاوت از یک سازمان سنتی است؟ مدیران سازمانهای الکترونیکی که در هر دوی این سازمانها کار کرده اند، این تفاوت را تائید می کنند. آنهـــــا قائل به چهار تفاوت می شوند. تصمیم گیریهـــای سریع، وجود چشم اندازی از آینده، انعطاف پذیری و توانایی برای تامین انتظارات بالا.

 

تصمیم گیریهای سریع:
مدیران در همه سازمانها، هرگز تمام اطلاعــاتی را ندارند که هنگام تصمیم گیری لازم دارند. اما مسئله در سازمانهای الکترونیکی جدی تر است. جهان درحال حرکت سریع و رقابت شدید است. رهبران در سازمــــانهای الکترونیکی خود را به عنوان دوندگانی می بینند که از همقطارانشان در سازمانهای غیرالکترونیکی فاصله زیادی دارند. آنها مکرراً واژه عصر اینترنت را مطرح می کنند - که اشاره به یک محیط کاری پرشتاب دارد. رهبران سازمان الکترونیکی امروزه بـــــرای تصمیم گیری مجبورند از جمع آوری اطلاعات ازطریق روشهای سنتی بپرهیزند. در عصر اینترنت این کار غیرقابل انجام است.

 

تمرکز بر آینده نگری:
بنیانگذار شرکت «پرایس لاین دات کام» می گوید مسائل امروزی را فراموش کنید: شما به مرحله ای رسیده اید که بایستی دائماً بر ایجاد مسائل آینده متمرکز شوید. این مستلزم رهبری مبتنی بر چشم انداز و یک درک عمیق است از اینکه چطور فناوری، درحال تغییر شغل رهبر است. بهترین رهبران یک نقشه ذهنی از صنعت، فرصتها و ضعفها ترسیم می کنند و آنها این نقشه ذهنی را دائماً بررسی می کنند.
رهبری مبتنی بر چشم انداز بی تردید در هر سازمانـــی مهم است. اما در یک محیط پرجنب و جوش افراد نیاز بیشتری به چنین رهبرانی دارند. قوانین و سیاستها و رویه هایی که، سازمانهای سنتی تر را ترسیم می کنند جهت را به کارمندان نشان داده و عدم اطمینان را برای آنها کاهش می دهند، این چنین دستورالعملهای رسمی شده ای معمولاً در سازمانهای الکترونیکی وجود ندارند. بنابراین، وظیفه مدیران الکترونیکی این خواهدبود که ازطریق چشم اندازشان، جهت حرکت را ارائه دهند.

 

حفظ انعطاف پذیری:
رهبران الکترونیکی نیاز به انعطاف پذیری بالایی دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشیبهای سازگاری داشته و زمانی که متوجه می شوند که کار بـــــه درستی انجام نمی شود، سازمانشان را تغییر جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزی را تشویق کنند.

 

چیره شدن بر انتظارات بالا:
سرانجام رهبران الکترونیکی در یک دنیایی با انتظارات بالا زندگی می کنند. سرمایه گذاران خصوصاً در شرکتهای «دات کــام» انتظار رشد سریع سرمایه اشان را دارند و زمانی که یک کسب و کار الکترونیکی عمومی می شود به طور شگفت انگیزی انتظارات بالای بازار، به رهبران برای انجـــــــام تعهدات فشار زیادی وارد می آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعیات شکل می گیرد.

 

ساختار الکترونیکی:
تئوری اقتضائی را فراموش کنید. سازمانهای الکترونیکی منحصراً به ساختارهای ارگانیک متکی هستند. آنها نیاز شدید به ارتباطات عمـــودی، افقی، مورب، تیم های فراسلسله مراتبی و وظیفه ای و رسمیت پایین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند. سازمانهای الکترونیکی مبتنی بر ساختارهای تیمی هستند که حول پروژه ها طراحی می شوند. این چه مفهومی برای کارمندان دارد؟ افراد درگذشته نیاز به ساختاری داشتند که به طور کلیشه ای توسط شرحهای شغل، قوانین و رویه ها و میل سرپرستان موجود تعیین می شد که این نوع ساختار در سازمانهای الکترونیکی دوامی ندارد. این سازمانها نیاز به کارمندانی دارند، که تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارتهای تیمی قوی را دارا باشند.

 

تصمیم گیری:
در این مـــــورد می توان دو پیش بینی را ارائه کرد. اول مدل های تصمیم گیری فردی احتمالاً به طور فزاینده ای برای این سازمانها منسوخ می شوند. سازمانهای الکترونیکی گروههای مبتنی بر تیم هستند به همین خاطر مدل های تصمیم گیری گروهی مناسب تر هستند.
دوم مدل های تصمیم گیری تحلیلی و مبتنی بر تفکر که بر ادبیات مدیریت استراتژیک تسلط دارند - بــــا مدل های فعال جایگزین می شوند. هیچ مدل کسب و کار باثباتی برای سازمانهای الکترونیکی وجود ندارد. موفقیتها برای شرکتهایی است که به تجربه اندوزی بها می دهند و آنهایی که آزمایش وخطا را به کار برده و قادرنــــــد به سرعت اطلاعات را جمع آوری و جذب کنند و کسانی که شکست را می پذیرند و از آن درس می گیرند.

 

انتخاب کارمند:
امروزه استخدام افراد خوب، خصوصاً برای سازمانهای الکترونیکی یک چالش محسوب می شود. این سازمانها نیاز به گروهی خاص از افراد دارند که بایستی توانایی این را داشته باشند تا بتوانند در فرهنگهای دشوار شرکتهای الکترونیکی باقی بمانند. به علاوه تعداد افرادی که می توانند کسب وکار الکترونیکی را درک کنند کم است و به همین خاطر این افراد می توانند هر کجایی بروند که تمایل دارند. سرانجام رشد سریع، نیاز به استخدام انبوه را موجب می شود. بنابراین، تامین متقاضیان شایسته، محدود شده است. اکثر شرکتهای کسب و کار الکترونیکی یک روش تهــاجمی را برای استخدام افراد به کار می گیرند. آنها مدیران ارشد را بیش از شرکتهای سنتـــی درگیر این مسئله می کنند و به طور فعال تری متقاضیان با صلاحیت را جستجو می کنند. زمانی که متقاضیان شناسایی می شوند، سازمانهای الکترونیکی نیاز دارند تا به دقت کاندیداهای نهایی را برای حصول اطمینان از سازگاری مناسب با فرهنگ سازمان بررسی کنند. سازمانهای الکترونیکی تابع خصوصیات فرهنگی مشترکی از قبیل محیط کاری غیررسمی، روحیه تیمی، فشارهای شدید برای تکمیل سریع و به موقع پروژه ها و توانایی کار 7-24 (24 ساعت روز، 7 روز هفته) هستند. ابزارهای انتخاب از قبیل آزمونها، مصاحبه ها و معرفی نامه ها بایستی افرادی را که نمی توانند در تیم موثر بوده و بر ابهام و استرس غلبه کنند را شناسایی کنند.

 

جامعه پذیری:
زمانی که کارمندان جدید استخدام می شوند، لازم است تا نسبت به کسب وکار الکترونیکی اجتماعی شوند. این مرحله تغییر برای کارمندان جدید ایجاد چالش می کند، چرا که آنها تازه وارد، با تجربه کاری محدود و درک پایین از فعالیت کسب و کار الکترونیکی هستند. این شکل حتی برای افرادی که در سطح مدیریتی نیز به کارگرفته می شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کاری بالا برخوردارند، لیکن چون از محیطهای کاری سنتی آمده اند، بنابراین، مدتی طول می کشد تا با حال و هوای سازمانهای الکترونیکی سازگار شوند.

 

نگهداری و انگیزش:
زمانی که استخدام صورت گرفت کسب و کارهای الکترونیکی مواجه با وظیفه نگهداری کارمندان شایسته می شوند. همان طوری که قبلاً ذکر کردیم، این برای سازمانهای الکترونیکی یک چالش محسوب می شود، چرا که تقاضا برای این نوع از افراد زیاد است. این افراد گزینه های جالب توجهی برای استخدام در سازمانهای دیگر دارند. کارفرمایان سایر شرکتها، احتمالاً به طور تهاجمی سعی در جذب آنها می کنند. ترک شغل خصوصاً به شرکتهای کسب و کار الکترونیکی صدمه می زند، به خاطر اینکه آنها شدیداً متکی به تیم ها هستند. تیم ها زمانی که از افراد با تجربه کاری مشابه، برخوردار باشند موثرتر هستند. پتانسیل برای دریافتهای ناعادلانه بین کارمندان در سازمانهای مبتنی بر اینترنت خیلی شدید است. برای دستیابی به کارمندان با مهارتهای کمیاب، خصوصاً طراحان و مهندسان نرم افزار، شرکتها مجبور به ارائه پاداشهای منعطف و حق انتخاب سهام و حقوقهای بالا هستند. کارمندان دیگر، بسیار کمتر این نوع رفتار خاص را می بینند. این، پتانسیل لازم را برای سرکوب انگیزش کسانی که احساس می کنند با آنها به طور ناعادلانه رفتار شده است فراهم می کند. در اینجا مسائل بالقوه انگیزش را ذکـــــر می کنیم که از مقایسه های درون سازمانی به وجود می آیند. زمانی که شما می بینید افراد، باتجربه، سن و توانائیهای مشابه شما مبالغ هنگفتی بابت کارشان در یک سازمــــان مبتنی بر اینترنت می گیرند درحالی که شما دریافت کمی دارید چه احساسی دارید؟ این رفتار ناعادلانه، به روحیه پایین بعضی از کارکنان منجر می شود. همچنین این رفتار ناعادلانه می تواند به نیروی کار ناراضی منجر شود که احساس می کند از حقوق خود محروم شده است.
بنابراین، سازمانهای الکترونیکی برای انگیزش کارکنان و حداقل کردن ترک خدمت آنان چه می توانند، انجام دهند؟ جواب این است که پروژه های چالشی برای آنها ارائه تا بر روی آن کار کنند، به کارکنان آزادی عمل بدهند تا تصمیم گیری کنند، حمایت لازم را برای موفقیت تیم ها انجام دهند، برنامه های حقوق و دستمزد جذابی ایجاد کنند که به وفاداری پاداش می دهند.

 

ارتباطات:
سازمانهای الکترونیکی نه تنها به کارکنانشان اجازه داده، بلکه آنها را تشویق به ارتباط مستقیم و بدون کانال های ارتباطی با یکدیگر می کنند. کارکنان می توانند فوراً هر وقت با هرکس و هر کجا ارتباط برقرار کنند. این سیستم ارتباطات باز، سلسله مراتبهای اختیار سنتی را نادیده می گیرد و مفاهیم ارتبــاطات میان فردی از قبیل اختلاف بین شبکه های رسمی و غیررسمی، ارتباطات غیرکلامی و غربال کردن را از بین می برند. جنبه منفی این شبکه ارتباطات باز بار اضافی ارتباطات است. ایــــــن اختلالات ارتباطی بی شمار امروزی وقت ارزشمنــد کارگران را می گیرد و ممکن است توانایی آنان را برای تمرکز از بین ببرد.

 

اعتمـــادسازی:
رفتار سازمانی اخیراً اعتماد را به عنوان یک موضوع اصلی تحقیق کشف کرده است. اگرچه اعتمادسازی در سازمانهای سنتی مهم است، اما آن در سازمانهای الکترونیکی مهمتر است. چرا؟ مطالعات نشان می دهند که اهمیت اعتماد تحت شرایط تغییر و بی ثباتی افزایش می یابد(5). و این واژه ها شاخصه های سازمانهای الکترونیکی هستند. زمانی که قوانین، سیاستها و هنجارهـــا و اعمال سنتی بی ثبات یا نامشخص هستند، افراد متوسل به روابط شخصی برای راهنمایی می شوند. و کیفیت این روابط عمدتاً توسط سطح اعتماد تعیین می شود.

 

مشروعیت بخشیدن به احساسات:
موضوع احساسات نیز جدیداً به مباحث اصلی رفتار سازمانی اضافه شده است. احساسات اساساً در حوزه رفتار سازمانی نادیده گرفته شده بودند به خاطر اسطوره عقلانیت و اعتقاد به اینکه احساسات از هر نوعی درکار مخرب است. اصولاً سازمانها به عنوان ابزاری برای اقدامات منطقی نگریسته می شدند و به همین دلیل احساسات هیچ جایی در این دنیای آرمانی منطقی شده نداشتند. البته این باور از روی ناآگاهی بوده است. احساسات قسمتی از زندگی سازمانی هستند. افراد احساساتشان را در بیرون از سازمان نمی گذارند زمانی که آنها سرکار می آیند
آیا احساسات در سازمانهای الکترونیکی مهمتر از سازمانهای سنتی است؟ ممکن است پاسخ مثبت باشد. سازمانهای الکترونیکی به افراد اجازه می دهند تا با همدیگر در مکانها و زمانهای متفاوت کـــار کنند. این موضوع منزوی سازی اجتماعی را ایجاد می کند. به علاوه تغییر سریع و بی ثباتی شاخص سازمانهای الکترونیکی است. این شرایط نیاز به اجتماع بین کارمندان و پیوندهای احساساتی قوی را به وجود می آورد. افراد نیاز دارندکه به طور باز احساسات را با همکاران تسهیم کنند. درحالی که سازمانهای سنتی ممکن است با تشویق کارکنان به غلبه بر احساساتشان موثرتر عمل کنند، سازمانهای الکترونیکی ممکن است زمانی کاراتر باشند که کارکنان برای بیان احساساتشان، احساس آزادی کنند.

 

طراحــی کار:
اینترنت به عنوان قسمتی از چشم اندازگسترده تر شبکه های ارتباطاتی به شکل دهی مجدد محیط کار و طراحی مجدد شغل کمک می کند.
اینترنت نقل و انتقال از راه دور را آسانتر کرده است. این امر به میلیونها کارگر اجازه می دهد تا مشاوران کارگزار آزادی باشند که در پروژه های مجازی بدون حتی قدم گذاشتن در محیط فیزیکی سازمان کار کنند. اما این چیز مثبتی است که در رابطه با سازمانهای الکترونیکی مطرح است. اما جنبه منفی سازمانهای الکترونیکی درمورد طراحی کار عبارتند از: ساعتهای طولانی و بیرحمانه کار، دسترسی به اینترنت به عنوان یک اتلاف کننده وقت کارمند و مسئولیتهای فیزیکی مربوط به کار طولانی با کامپیوتر. ما قبلاً به ساعتهای طولانی کار اشاره کردیم که نوعاً سازمانهای الکترونیکی از کارکنانشان می خواهند، با وجود این، بعضی کارکنان در 12 ساعت کار روزانه، یا 6 و 7 روز هفته موفق هستند، اما اکثراً این گونه نیستند و برای چنین افرادی این برنامه های کاری فشرده موجب تحلیل توانشان می شود و کارکنـــان خسته، مضطرب و دارای استرس می شوند. این امر می تواند سلامتی و بهره وری کارمندان را تحلیل برده و نهایتاً به ناکارآمد شدن آنها بینجامد.
به علاوه بسیاری از کارکنان کامپیوترهایی دارند که به اینترنت متصل است و موجب اتلاف زمان کار می شود. کارکنان درحال جستجو دراینترنت، گپ زنی با دوستان، گفتگوهای خودمانی در اتاقهای گپ، و رفتارهای دیگری هستندکه بهره وری را کاهش می دهند. برای مثال مطالعات نشان می دهد که به طور متوسط کارمندی که به اینترنت دسترسی دارد 90 دقیقه در روز را صرف جستجو دراینترنت می کند. کارکنانیکه تمام روزشان را در نشستن جلوی کامپیوتر سپری می کنند نسبت به شماری از پیامدهای منفی آسیب پذیر هستند (6) برای مثال کاربران کامپیوتـــــــری که نزدیک مانیتورهایشان می نشینند، خستگی و ضعیف شدن چشمانشان را موجب می شوند.

 

توازن کار - خانواده:
داستان مشهوری در شرکت مایکروسافت وجود دارد و آن این است که در ساعت 8 شب زمانی که برنامه ریز جوان در حال قدم زدن در راهرو بود به بیل گیتس رسید. «گیتس» از او پرسید کجا می روی، مرد جوان پاسخ داد، زمان رفتن به خانه است. من 12 ساعت مشغول کار بودم. بیل گیتس با تعجب گفت آه فقط نصف روز کار می کنی؟
تعداد زیادی از کارکنان 12 ساعت را در یک روز به کار اختصاص می دهند. و 6 و 7 روز هفته را کار می کنند. سازمانها با فناوری پیشرفته تر، خصوصاً سازمانهای مبتنی بر اینترنت، درحال گسترش فرهنگهای دائم الکار (WORKAHOLIC) هستند. افزایش توانایی فناوری در جدایی خطوط کار و خانواده و افزایش بی رویه در زوجهای دوشغله، بحران بالقوه ای را ایجــاد می کند.
افراد به طور فزاینده ای درمی یابند که کار به زندگی شخصی شان لطمه می زند. و بسیاری این شیوه زندگی را زیر سوال می برند. توازن بین زندگی کاری و زندگی شخصی احتمالاً مهمترین بحث در دهه آینده باشد.
اخلاقیات و زندگی خصوصی: نظارت الکترونیکی کارکنان توسط کارفرمایان، موجب تقابل خواست کارفرمایان به کنترل، و میل کارکنان به حفظ حریم شخصی خود شده است.نرم افزار پیچیده ای که این نظارت را انجام می دهد، تنها این مشکل اخلاقی را افزوده که چه اندازه یک سازمان بایستی رفتارکارکنانی که کارشان را به وسیله رایانه انجام می دهند را نظارت کند (7).
کارفرمایان دلیل آورده اند که آنها نیاز به این کنترل ها دارند. این کنترل ها به آنها اجازه می دهد تا مطمئن شوند که کارکنانشان درحال اتلاف وقت و یا انتشار اسرار سازمان نیستند و اینکه آنها بتوانند سازمان را در مقابل کارکنانی که ممکن است، محیط نامساعدی را برای زنان یا اعضای گروههای اقلیت به وجود آورند، محافظت کنند.

 

منابع:
1 - SEE, FOR INSTANCE, J.L. HAWKINS, “WHAT’S E-BUSINESS?” E-BUSINESS ADVISOR, JANUARY 1999, P.6, AND “FROM E-COMMERCE TO E-BUSINESS,” FORTUNE, AUGUST 16, 1999, PP.137-9.
2 - CITED IN THE INDUSTRY STANDARD, SEPTEMBER 20, 1999, P.208.
3 - SEE, FOR EXAMPLE, C. GRANTHAM, THE FUTURE OF WORK (NEW YORK: MCGRAW HILL, 2000).
4 - B.LESSARD AND S.BALDWIN, NETSLAVES: TRUE TALES OF WORKING THE WEB (NEW YORK: MCGRAW HILL, 2000).
5 - SEE, FOR INSTANCE, D.KRACKHARDT AND R.STERN, “INFORMAL NETWORKS AND ORGANIZATIONAL CRISIS: AN EXPERIMENTAL STIMULATION,” SOCIAL PSYCHOLOGY QUARTERLY, JUNE 1988, PP.123-40.
6 - SEE, FOR INSTANCE, E.WITCHEL, “A PAINFUL DEBATE FOR THE YEAR 2000, “THE INDUSTRY STANDARD, FEBRUARY 14, 2000, P.47.
7 - SEE, FOR INSTANCE, M.J. MCCARTHY, “YOU ASSUMED ‘ERASE’ WIPED OUT THAT RANT AGAINST THE BOSS? NOPE, “ WALL STRE

/ 0 نظر / 58 بازدید